Datenschutzhinweis für Partner und Zulieferer

1. Vorwort

Die öffentliche Einrichtung « Zentren, Heime und Dienstleistungen für Senioren» (nachstehend SERVIOR), hat sich zum Ziel gesetzt, zu einer ausgezeichneten Begleitung in allen Phasen des hohen Alters beizutragen, ein beispielhaftes Unternehmen zu sein und die geltenden rechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

In Übereinstimmung mit dieser Absicht ist der Schutz persönlicher Daten wesentlich, um Vertrauen aufzubauen unter Achtung der Freiheit, der Würde und der Identität eines Jeden.

SERVIOR verpflichtet sich daher, Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz des Einzelnen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (nachstehend DSGVO) zu verarbeiten.

Basierend auf seiner Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten, der Zweck dieses Hinweises ist es, Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten während unseres Vertragsverhältnisses zu informieren.
Betroffen sind: der Dienstleister, sowie seine Mitarbeiter und gesetzlichen Vertreter (und jede andere Person, deren personenbezogene Daten vom Dienstleister an SERVIOR weitergegeben werden). Der Dienstleister verpflichtet sich, diesen Hinweis an allen natürlichen Personen weiterzugeben, deren personenbezogene Daten an SERVIOR übermittelt werden.

Für die Zwecke dieses Hinweises haben die Begriffe “für die Verarbeitung zuständige Person”, “Verarbeitung” und “personenbezogene Daten” dieselbe Bedeutung wie in Artikel 4 der DSGVO.

Dieser Hinweis kann jederzeit aus Gründen geändert werden, die mit den geltenden Rechtsvorschriften zusammenhängen, oder um Änderungen an der Verarbeitung widerzuspiegeln.

2. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist :

SERVIOR – 1, Plateau du Rham | L-2427 Luxemburg

Der Datenschutzbeauftragte (Data Protection Officer, nachstehend, DPO) kann kontaktiert werden :

Per E-Mail an folgende Adresse : dpo@servior.lu ; oder
Per Post an : SERVIOR Allgemeine Verwaltung – Datenschutzbeauftragter – 1, Plateau du Rham | L-2427 Luxemburg.

In keiner Weise verarbeitet SERVIOR personenbezogene Daten automatisch, indem etwa bestimmte personenbezogene Aspekte einer natürlichen Person bewertet werden.

3. Wann werden die persönlichen Daten gesammelt?

SERVIOR kann Ihre personenbezogenen Daten in verschiedenen Phasen des Vertragsverhältnisses (während unseres Auswahlverfahrens; beim Eingehen eines Vertragsverhältnisses; während unseres Vertragsverhältnisses) erheben, wenn:

Sie unsere Formulare ausfüllen ;
Sie unsere Verträge unterschreiben ;
Sie mit SERVIOR-Systemen interagieren oder sie verwenden (zum Beispiel : Wenn Sie eine Verbindung zu unserem Netzwerk herstellen oder einen Brief oder eine E-Mail senden, die in unseren Systemen gespeichert ist.

Andere personenbezogene Daten von SERVIOR-Mitarbeitern erstellt oder von Dritten bereitgestellt werden.

4. Zweck der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten (Verwendungszwecke)

Ihre persönlichen Daten werden von SERVIOR zu folgenden Zwecken und gemäß den folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet :

Wenn es die Ausführung unserer Verträge erfordert (und/oder die vorvertraglichen Phasen) :

Zur Überprüfung der Identität und Adressen unserer Dienstleister ;
Um unsere vertraglichen Verpflichtungen einzuhalten ;
Um Sie für Ihre Dienste zu entlohnen ;
Um mit Ihnen zu kommunizieren.

Für unsere berechtigten Interessen oder die eines Dritten an welche an welche SERVIOR personenbezogene Daten übermittelt, wenn SERVIOR der Ansicht ist, dass seine berechtigten Interessen (oder die dieses Dritten) keinen Vorrang vor Ihren Interessen, Ihren Grundrechten oder Ihren Freiheiten haben :

Zur Einhaltung unserer internen Richtlinien und Verfahren ;
Für unsere internen Akten ;
Um die Sicherheit und Integrität unserer Computersysteme zu gewährleisten.

SERVIOR stützt sich nicht auf Ihre Zustimmung, um die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu legitimieren. Wenn wir Ihre Zustimmung zur Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten benötigen, werden wir Sie kontaktieren, um diese Zustimmung zu erhalten. Falls eine Einwilligung zur Legitimation der Datenverarbeitung eingeholt wird, kann diese jederzeit widerrufen werden.

Wenn wir Sie auffordern, Angaben zu Ihrer Person zu machen, teilen wir Ihnen mit, ob die Bereitstellung der angeforderten Informationen zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Vertragserfüllung erforderlich ist, oder ob dies vielmehr rein freiwillig geschieht. In diesem Fall können Sie sich weigern, uns besagte Informationen zur Verfügung zu stellen.

Wenn dies nicht angegeben ist, müssen Sie davon ausgehen, dass wir diese Informationen zum Zwecke der Abwicklung des Vertragsverhältnisses oder zur Einhaltung unserer gesetzlichen und behördlichen Verpflichtungen benötigen, und dass Sie daher verpflichtet sind, diese bereitzustellen. Unter diesen Umständen kann die Weigerung, uns die angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen, zum Nichtabschluss des Vertrages oder zur Beendigung der Vertragsbeziehungen führen.

Wenn Sie Zweifel an der Notwendigkeit haben, die von uns angeforderten Informationen bereitzustellen, wenden Sie sich bitte direkt an : (i) die Person, die diese Informationen anfordert, oder (ii) unseren Datenschutzbeauftragten.

5. Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen, die Sie als natürliche Person betreffen und die es ermöglichen, Sie direkt oder indirekt zu identifizieren.
Die Informationen, die SERVIOR über Sie sammelt, umfassen insbesondere :

Ihr Nachname, Vorname, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung usw.

SERVIOR verarbeitet keine sensiblen Daten über Sie.

6. Empfänger Ihrer persönlichen Daten

Ihre persönlichen Daten werden zu den oben beschriebenen Zwecken verarbeitet von :

SERVIOR-Mitarbeitern, die zur Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität verpflichtet sind ;
Subunternehmer und Dienstleister, die ordnungsgemäß bevollmächtigt sind und zwar im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgabenbereiche ;
Verwaltungsbehörden wie öffentliche Einrichtungen (Erfassungs- und Datenverwaltung, Familienministerium, Steuerverwaltung) ;
Dritte, falls dies zur Wahrung unserer Rechte (z. B. im Rahmen von Gerichtsverfahren) oder zur Schadensabwicklung, oder auf Ersuchen der Justizbehörden oder einer gesetzlich ermächtigten Verwaltungsbehörde erforderlich ist.

SERVIOR verkauft oder handelt nicht mit Ihren persönlichen Daten.

SERVIOR gibt im Rahmen seiner Leistungen und Dienste Ihre personenbezogenen Daten nicht außerhalb der Europäischen Union weiter. Dies gilt auch für unsere Subunternehmer und Dienstleister.

7. Dauer der Aufbewahrung personenbezogener Daten

Ihre von SERVIOR erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur für einen Zeitraum aufbewahrt, der für den Verarbeitungszweck oder zur Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Anforderungen oder im Falle eines Rechtsstreits unbedingt erforderlich ist.
SERVIOR wird sie daher aufbewahren für : 10 Jahre ab Ende unseres Vertragsverhältnisses.

8. Schutz personenbezogener Daten

SERVIOR ergreift organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen die angesichts der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken angemessen und sinnvoll sind, um die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit Ihrer Daten sicherzustellen, und sie zu schützen vor unbefugtem Zugriff, unsachgemäßer Verwendung, vor Abänderungen, illegaler oder unbeabsichtigter Zerstörung, versehentlichem Verlust, sowie vor jeder anderen Form illegaler Verarbeitung.

Andernfalls verpflichtet sich SERVIOR, die von den rechtlichen Bestimmungen und der Nationalen Kommission für den Datenschutz (nachstehend CNPD) vorgesehenen Verfahren einzuhalten.

SERVIOR wird sicherstellen, dass diese Maßnahmen regelmäßig überprüft und an die technologische Entwicklung angepasst werden.

Alle SERVIOR-Mitarbeiter und Subunternehmer, die im Rahmen ihrer Aufgaben Zugriff auf Ihre persönlichen Daten haben, sind zur Wahrung strenger Vertraulichkeit verpflichtet. Sie greifen nur auf die Daten zu, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgabe benötigen, und werden regelmäßig darauf aufmerksam gemacht oder geschult, die für Ihre persönlichen Daten geltenden Compliance- und Sicherheitsregeln einzuhalten.

9. Ihre Rechte

Soweit SERVIOR Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, können Sie innerhalb der gesetzlich festgelegten Grenzen jederzeit folgende Rechte geltend machen :

Über die Verwendung Ihrer persönlichen Daten durch SERVIOR informiert werden ;
Zugriff auf Ihre persönlichen Daten (finden Sie heraus, welche Daten gesammelt und verarbeitet wurden, und erhalten Sie eine Kopie) ;

Bitte beachten Sie, dass SERVIOR Ihnen bei Beantragung zusätzlicher Kopien möglicherweise einen angemessenen Preis berechnet, der sich aus den mit diesen Kopien verbundenen Verwaltungskosten ergibt.

Korrektur Ihrer persönlichen Daten, wenn sie ungenau oder unvollständig sind ;
Einwand gegen die Verwendung Ihrer persönlichen Daten (wenn die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse von SERVIOR beruht) ;
Löschen Ihrer persönlichen Daten ;

In bestimmten Fällen können Sie SERVIOR auffordern, Ihre Daten zu löschen (z. B. wenn Sie einer rechtswidrigen Verarbeitung unterzogen wurden, oder wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben, wenn die letzteres die gesetzliche Grundlage für die Rechtfertigung der Verarbeitung darstellte).

Die Verwendung Ihrer persönlichen Daten beschränken ;
Widerrufen Sie Ihre Einwilligung jederzeit für die darauf basierende Verarbeitung ;

Bitte beachten Sie jedoch, dass der Widerruf Ihrer Einwilligung die Rechtmäßigkeit der vor diesem Widerruf liegenden Verarbeitungstätigkeiten nicht beeinträchtigt.

Sie erhalten Ihre persönlichen Daten, die Sie SERVIOR zur Verfügung gestellt haben, in einem strukturierten, allgemein verwendeten und maschinenlesbaren Format, und haben das Recht, SERVIOR aufzufordern, diese Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen, wenn dies technisch möglich ist ;

Bitte beachten Sie, dass dieses Recht auf Datenübertragbarkeit nur ausgeübt werden kann, wenn : (a) die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Zustimmung oder der Vertragserfüllung beruht; und dass (b) die Verarbeitung durch automatisierte Mittel durchgeführt wird ;

Dieses Recht gilt auch nur für Daten, die Sie SERVIOR zur Verfügung gestellt haben. Die Ausübung dieses Rechts darf die Rechte und Freiheiten anderer nicht beeinträchtigen.

Reichen Sie Beschwerde ein oder fordern Sie weitere Informationen zu Ihren Rechten an, wenn Sie der Ansicht sind, dass SERVIOR nicht in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen gehandelt hat, durch Kontaktaufnahme mit der CNPD :

Die Postanschrift der CNPD lautet wie folgt : CNPD – 1, Avenue du Rock’n Roll | L-4361 Esch-sur-Alzette oder auf deren Website www.cnpd.lu

Als solche können betroffene Personen eines dieser Rechte ausüben oder einen Verstoß gegen personenbezogene Daten melden (betroffene Personen haben Grund zu der Annahme, dass die Sicherheit ihrer Daten gefährdet wurde, oder dass sie Gegenstand einer missbräuchlichen Verwendung waren), indem sie das Formular Antrag auf Aktivierung der Rechte ausfüllen. Es kann nur für Datenschutzanfragen verwendet werden. Informationen zu Standpunkten von SERVIOR oder zu anderen Fragen, die nicht mit dem Datenschutz zusammenhängen, werden nicht beantwortet.

Damit SERVIOR Ihrer Anfrage nachkommen und Identitätsdiebstahl vermeiden kann, muss Ihrer E-Mail eine doppelseitige Kopie des aktuellen und gültigen Ausweises beigefügt werden.

SERVIOR verpflichtet sich, innerhalb maximal eines Monats nach Eingang Ihrer ordnungsgemäß ausgefüllten Anfrage zu antworten.
Diese Frist kann jedoch um zwei weitere Monate verlängert werden, wenn die Anfrage kompliziert ist. In diesem Fall teilt SERVIOR Ihnen die Gründe für den Aufschub innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage mit.
Wenn Ihre Anfrage ungenau ist oder nicht alle Komponenten enthält, die zur Ausführung der angefragten Geschäftsvorgänge erforderlich sind, muss SERVIOR Sie möglicherweise auffordern, Ihre Anfrage zu präzisieren und/oder zusätzliche Informationen bereitzustellen.

SERVIOR wird alle Beschwerden in Bezug auf die Verwendung und/oder die missbräuchliche oder rechtswidrige Offenlegung personenbezogener Daten sorgfältig und transparent untersuchen.